¿Qué beneficios ofrecen las herramientas de colaboración digital?

Una imprevisible pandemia (Covid-19) ha afectado el ritmo de vida a nivel global y, por seguridad, todos los países le piden a las empresas que cambien sus formas de trabajo. Se habla entonces del trabajo desde casa (home-office) y de la posibilidad de mantener un buen nivel de productividad. Sin embargo, pronto se cae en cuenta de que el trabajo a distancia presenta nuevas complicaciones: la comunicación es difícil, la colaboración es enredosa y el flujo de trabajo se interrumpe con facilidad. ¿Qué hacer frente a todos estos problemas?

Sí de verdad quieres sostener un buen ritmo de trabajo a pesar de la distancia, una de las mejores opciones es implementar el uso de herramientas de colaboración digital, las cuales facilitan la comunicación, ayudan a gestionar los proyectos de trabajo y permiten hacer un seguimiento de su estado, todo esto desde cualquier lugar con acceso a internet. No importa si la empresa es grande o pequeña. Hoy en día existen un buen número de herramientas que se adecuan a las distintas necesidades.

Por supuesto que no podemos exponer todas a la vez, así que nos enfocaremos en mostrar las características y beneficios de dos de las herramientas de colaboración digital más populares y versátiles que existen en el mercado:

 

G Suite

• Se trata de un conjunto de herramientas online apoyadas por toda la infraestructura, seguridad y alcance de Google. No deben confundirse con las aplicaciones gratuitas que obtienes al abrir una cuenta de correo, pues las herramientas de G Suite están especialmente enfocadas al ámbito empresarial.  
• Con G Suite puedes almacenar todos los archivos y contenidos de tu empresa en la nube (Drive). Gracias a este servicio ya no dependerás del espacio disponible en tus dispositivos (PC, Laptop, etc.), además de que tendrás acceso a todos los archivos desde cualquier lugar con acceso a internet.  
• Por medio de G Suite puedes mantener una comunicación constante gracias al chat integrado y con el cual puedes realizar videollamadas en tiempo real entre varios usuarios. Hay planes que permiten hacerlo hasta con 250 personas a la vez.  
• En G Suite puedes crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. También tienes la posibilidad de compartir cada archivo con grupos de trabajo determinados y de modificarlos en tiempo real desde diferentes dispositivos, facilitando la colaboración al momento de desarrollar contenidos.  
• Otros importantes servicios de G Suite son el calendario, las cuentas de correo personalizadas para el dominio de la empresa, la seguridad web sustentada por Google, la posibilidad de crear sitios web y todo esto sin la necesidad de instalar hardware o software especial.

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Dropbox Business

• Dropbox Business ofrece un sistema de almacenaje y gestión de archivos en la nube, que al igual que G Suite, está especialmente enfocado a las empresas.  
• Con Dropbox Business puedes subir, respaldar, consultar y compartir libremente todos los archivos producidos por tu empresa desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Además, ofrece una amplia capacidad de almacenaje que se puede ampliar de acuerdo a los criterios de la empresa y su nivel de producción de archivos.  
• Al momento de compartir los archivos puedes crear carpetas específicas y señalar a los usuarios que pueden acceder a ellas para visualizar o editar su contenido. Por si fuera poco, Dropbox Business guarda un historial de versiones de hasta 6 meses de cada archivo y brinda acceso a la recuperación de los mismos, incluso cuando estos han sido borrados. Así, todos los cambios efectuados a un archivo en específico se pueden visualizar, evaluar y comentar en conjunto.  
• Por último, Dropbox Business ofrece también un robusto sistema de seguridad, dando al administrador el poder de crear links con caducidad programada, generar contraseñas para las carpetas y cerrar el acceso de ciertos dispositivos a la plataforma.

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En vista de que aún se desconoce cuándo terminarán las afectaciones de la pandemia y cuando se podrá volver a la normalidad social y laboral, resulta muy conveniente implementar el uso de alguna de estas herramientas de colaboración digital, que harán más fácil el trabajo a distancia al asegurar la comunicación, permitir una verdadera colaboración y mantener un buen ritmo de trabajo.

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Referencias: ¿Qué es una herramienta de colaboración digital? Best online collaboration tools ¿Qué es G Suite? Dropbox Business Review