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¿Qué beneficios ofrecen las herramientas de colaboración digital?

  • 11 MAYO 2020
  • De Erick Arellano

Una imprevisible pandemia (Covid-19) ha afectado el ritmo de vida a nivel global y, por seguridad, todos los países le piden a las empresas que cambien sus formas de trabajo. Se habla entonces del trabajo desde casa (home-office) y de la posibilidad de mantener un buen nivel de productividad. Sin embargo, pronto se cae en cuenta de que el trabajo a distancia presenta nuevas complicaciones: la comunicación es difícil, la colaboración es enredosa y el flujo de trabajo se interrumpe con facilidad. ¿Qué hacer frente a todos estos problemas?

Sí de verdad quieres sostener un buen ritmo de trabajo a pesar de la distancia, una de las mejores opciones es implementar el uso de herramientas de colaboración digital, las cuales facilitan la comunicación, ayudan a gestionar los proyectos de trabajo y permiten hacer un seguimiento de su estado, todo esto desde cualquier lugar con acceso a internet. No importa si la empresa es grande o pequeña. Hoy en día existen un buen número de herramientas que se adecuan a las distintas necesidades.

Por supuesto que no podemos exponer todas a la vez, así que nos enfocaremos en mostrar las características y beneficios de dos de las herramientas de colaboración digital más populares y versátiles que existen en el mercado:

 

G Suite

  • Se trata de un conjunto de herramientas online apoyadas por toda la infraestructura, seguridad y alcance de Google. No deben confundirse con las aplicaciones gratuitas que obtienes al abrir una cuenta de correo, pues las herramientas de G Suite están especialmente enfocadas al ámbito empresarial.
     
  • Con G Suite puedes almacenar todos los archivos y contenidos de tu empresa en la nube (Drive). Gracias a este servicio ya no dependerás del espacio disponible en tus dispositivos (PC, Laptop, etc.), además de que tendrás acceso a todos los archivos desde cualquier lugar con acceso a internet.
     
  • Por medio de G Suite puedes mantener una comunicación constante gracias al chat integrado y con el cual puedes realizar videollamadas en tiempo real entre varios usuarios. Hay planes que permiten hacerlo hasta con 250 personas a la vez.
     
  • En G Suite puedes crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. También tienes la posibilidad de compartir cada archivo con grupos de trabajo determinados y de modificarlos en tiempo real desde diferentes dispositivos, facilitando la colaboración al momento de desarrollar contenidos.
     
  • Otros importantes servicios de G Suite son el calendario, las cuentas de correo personalizadas para el dominio de la empresa, la seguridad web sustentada por Google, la posibilidad de crear sitios web y todo esto sin la necesidad de instalar hardware o software especial.

Conoce los planes de G Suite para empresas de acuerdo a tus necesidades

 

Dropbox Business

  • Dropbox Business ofrece un sistema de almacenaje y gestión de archivos en la nube, que al igual que G Suite, está especialmente enfocado a las empresas.
     
  • Con Dropbox Business puedes subir, respaldar, consultar y compartir libremente todos los archivos producidos por tu empresa desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Además, ofrece una amplia capacidad de almacenaje que se puede ampliar de acuerdo a los criterios de la empresa y su nivel de producción de archivos.
     
  • Al momento de compartir los archivos puedes crear carpetas específicas y señalar a los usuarios que pueden acceder a ellas para visualizar o editar su contenido. Por si fuera poco, Dropbox Business guarda un historial de versiones de hasta 6 meses de cada archivo y brinda acceso a la recuperación de los mismos, incluso cuando estos han sido borrados. Así, todos los cambios efectuados a un archivo en específico se pueden visualizar, evaluar y comentar en conjunto.
     
  • Por último, Dropbox Business ofrece también un robusto sistema de seguridad, dando al administrador el poder de crear links con caducidad programada, generar contraseñas para las carpetas y cerrar el acceso de ciertos dispositivos a la plataforma.

Conoce los planes de Dropbox Business de acuerdo a tus necesidades

En vista de que aún se desconoce cuándo terminarán las afectaciones de la pandemia y cuando se podrá volver a la normalidad social y laboral, resulta muy conveniente implementar el uso de alguna de estas herramientas de colaboración digital, que harán más fácil el trabajo a distancia al asegurar la comunicación, permitir una verdadera colaboración y mantener un buen ritmo de trabajo.

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Referencias:
¿Qué es una herramienta de colaboración digital?
Best online collaboration tools
¿Qué es G Suite?
Dropbox Business Review

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Autor Erick Arellano

Acerca del autor

Erick Arellano

Historiador de profesión e investigador en general, con la pretensión de convertirme en un curador de contenidos. Buscador y traficante de libros en mis tiempos libres. Tengo la confianza de que la comprensión de la vida humana solo se puede lograr estudiando el mundo virtual en el que ahora se desarrolla.

¿Qué beneficios ofrecen las herramientas de colaboración digital?

Una imprevisible pandemia (Covid-19) ha afectado el ritmo de vida a nivel global y, por seguridad, todos los países le piden a las empresas que cambien sus formas de trabajo. Se habla entonces del trabajo desde casa (home-office) y de la posibilidad de mantener un buen nivel de productividad. Sin embargo, pronto se cae en cuenta de que el trabajo a distancia presenta nuevas complicaciones: la comunicación es difícil, la colaboración es enredosa y el flujo de trabajo se interrumpe con facilidad. ¿Qué hacer frente a todos estos problemas?

Sí de verdad quieres sostener un buen ritmo de trabajo a pesar de la distancia, una de las mejores opciones es implementar el uso de herramientas de colaboración digital, las cuales facilitan la comunicación, ayudan a gestionar los proyectos de trabajo y permiten hacer un seguimiento de su estado, todo esto desde cualquier lugar con acceso a internet. No importa si la empresa es grande o pequeña. Hoy en día existen un buen número de herramientas que se adecuan a las distintas necesidades.

Por supuesto que no podemos exponer todas a la vez, así que nos enfocaremos en mostrar las características y beneficios de dos de las herramientas de colaboración digital más populares y versátiles que existen en el mercado:

 

G Suite

  • Se trata de un conjunto de herramientas online apoyadas por toda la infraestructura, seguridad y alcance de Google. No deben confundirse con las aplicaciones gratuitas que obtienes al abrir una cuenta de correo, pues las herramientas de G Suite están especialmente enfocadas al ámbito empresarial.
     
  • Con G Suite puedes almacenar todos los archivos y contenidos de tu empresa en la nube (Drive). Gracias a este servicio ya no dependerás del espacio disponible en tus dispositivos (PC, Laptop, etc.), además de que tendrás acceso a todos los archivos desde cualquier lugar con acceso a internet.
     
  • Por medio de G Suite puedes mantener una comunicación constante gracias al chat integrado y con el cual puedes realizar videollamadas en tiempo real entre varios usuarios. Hay planes que permiten hacerlo hasta con 250 personas a la vez.
     
  • En G Suite puedes crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. También tienes la posibilidad de compartir cada archivo con grupos de trabajo determinados y de modificarlos en tiempo real desde diferentes dispositivos, facilitando la colaboración al momento de desarrollar contenidos.
     
  • Otros importantes servicios de G Suite son el calendario, las cuentas de correo personalizadas para el dominio de la empresa, la seguridad web sustentada por Google, la posibilidad de crear sitios web y todo esto sin la necesidad de instalar hardware o software especial.

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  • Dropbox Business ofrece un sistema de almacenaje y gestión de archivos en la nube, que al igual que G Suite, está especialmente enfocado a las empresas.
     
  • Con Dropbox Business puedes subir, respaldar, consultar y compartir libremente todos los archivos producidos por tu empresa desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Además, ofrece una amplia capacidad de almacenaje que se puede ampliar de acuerdo a los criterios de la empresa y su nivel de producción de archivos.
     
  • Al momento de compartir los archivos puedes crear carpetas específicas y señalar a los usuarios que pueden acceder a ellas para visualizar o editar su contenido. Por si fuera poco, Dropbox Business guarda un historial de versiones de hasta 6 meses de cada archivo y brinda acceso a la recuperación de los mismos, incluso cuando estos han sido borrados. Así, todos los cambios efectuados a un archivo en específico se pueden visualizar, evaluar y comentar en conjunto.
     
  • Por último, Dropbox Business ofrece también un robusto sistema de seguridad, dando al administrador el poder de crear links con caducidad programada, generar contraseñas para las carpetas y cerrar el acceso de ciertos dispositivos a la plataforma.

Conoce los planes de Dropbox Business de acuerdo a tus necesidades

En vista de que aún se desconoce cuándo terminarán las afectaciones de la pandemia y cuando se podrá volver a la normalidad social y laboral, resulta muy conveniente implementar el uso de alguna de estas herramientas de colaboración digital, que harán más fácil el trabajo a distancia al asegurar la comunicación, permitir una verdadera colaboración y mantener un buen ritmo de trabajo.

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Referencias:
¿Qué es una herramienta de colaboración digital?
Best online collaboration tools
¿Qué es G Suite?
Dropbox Business Review

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